Das Projekt lief am Montag an. Ein Team aus Vertretern von Marketing, IT, Einkauf, PR und Unternehmenskommunikation – verteilt auf die Standorte Berlin, München und Frankfurt – beginnt mit der Arbeit an der Einführung eines neuen Produkts. Doch noch vor dem ersten Kick-off-Meeting tauchen die typischen Fragen auf: Wer hat Zugriff auf das Adobe Stock-Konto? Wer kennt das Passwort für Google Analytics? Und wie soll der Kollege aus München in das CMS-Panel gelangen, wenn das Passwort nur der Account Manager w Berlin (odpowiednio: w Berlinie) kennt?
In einer Single-Location-Umgebung lassen sich solche Fragen mal eben auf dem Flur klären. In einer verteilten Remote-Umgebung hingegen geschieht dies per E-Mail, Slack oder durch das Diktieren von Passwörtern am Telefon. Jede dieser Notlösungen ist schlimmer als gar keine Lösung, da sie unkontrollierte Kopien von Zugangsdaten erzeugt, die über Postfächer, Chatverläufe und Notizen auf privaten Geräten verstreut sind.
Ein Projektumfeld, das mehrere Abteilungen und Standorte einbezieht, ist ein Sonderfall im Zugriffsmanagement. Nicht, weil es technologisch extrem kompliziert ist, sondern weil es naturgemäß Menschen mit völlig unterschiedlichen Sicherheitsniveaus zusammenbringt, die unter variierenden Bedingungen an gemeinsamen Ressourcen arbeiten, deren zentrale Verwaltung im Vorfeld schlicht niemand eingeplant hat.
Warum abteilungsübergreifende Umgebungen besonders schwer zu verwalten
Unterschiedliche Abteilungen, unterschiedliche Sicherheitsgewohnheiten
Die IT-Abteilung hat feste Prozesse. Die Marketing-Abteilung hat knappe Deadlines. Diese beiden Welten prallen im Projektalltag aufeinander – und meistens gewinnt der Zeitdruck. Der SEM-Spezialist benötigt den Zugriff auf das Werbekonto des Kunden sofort und nicht erst nach dem Durchlaufen eines formalen Antragsverfahrens. Der Grafikdesigner braucht die Logins für die Bilddatenbank vor der Präsentation in zwei Stunden. Der PR-Koordinator muss das Social-Media-Profil aktualisieren, bevor die Nachricht veraltet ist.
In jedem dieser Fälle ist der Impuls derselbe, und die schnellste Lösung besteht darin, jemanden per Messenger nach dem Passwort zu fragen. Das Resultat: Eine neue, unkontrollierte Kopie der Zugangsdaten entsteht – völlig außerhalb jedes Identitätsmanagementsystems.
Verteilte Standorte und die Gefahr der Schatten-IT
In einem zentralen Büro kann ein Passwort persönlich übergeben werden, ohne Spuren in den Kommunikationssystemen zu hinterlassen. In einer verteilten Struktur hinterlässt jede Rechtevergabe eine digitale Spur – in der E-Mail-Historie, im Teams-Archiv oder im Slack-Export. Diese Spur wird nicht verwaltet, läuft nie ab und verschwindet auch nach Projektende nicht.
Nicht autorisierte Kommunikationstools und informelle Kanäle zum Teilen von Daten gehören zu den Hauptrisikofaktoren in verteilten Teams (Quelle: Venn) – insbesondere dann, wenn die IT-Abteilung keinerlei Einblick darin hat, wie Daten zwischen den Standorten fließen.
Gemeinsame Ressourcen: Ein Account, viele Nutzer
Projekte, an denen mehrere Abteilungen beteiligt są, arbeiten auf der Grundlage gemeinsam genutzter Ressourcen: Bilddatenbanken mit Firmenlizenz, Analysetools mit einem einzigen Hauptkonto, Content-Management-Systeme, Social-Media-Dashboards und E-Mail-Marketing-Plattformen. Jedes dieser Werkzeuge verfügt meist nur über ein einziges Gemeinschaftskonto, das jedoch von mehreren Personen gleichzeitig genutzt werden muss.
Daten des SQ Magazine zeigen, dass ein durchschnittlicher Mitarbeiter 87 geschäftliche Passwörter verwaltet und 76 % der Unternehmen nach wie vor auf traditionelle Passwort-Authentifizierung ohne dedizierten Passwortmanager setzen. In einem Projektumfeld ist die Anzahl der aktiven Zugangsdaten pro Person meist noch deutlich höher – und sie steigt mit jedem weiteren Tool, das in das Projekt integriert wird.
Der ideale Lebenszyklus von Zugriffen im Projekt
Ein Enterprise-Passwortmanager als zentrales Zugriffsmanagementsystem verändert das Bild einer effizienten Zusammenarbeit grundlegend, indem er Produktivität und IT-Sicherheit perfekt miteinander vereint. Erfahren Sie in sechs Schritten, wie der vollständige Lebenszyklus von Zugriffen in einem abteilungsübergreifenden Projekt dank perc.pass aussieht:
Schritt 1: Einrichtung der Projektgruppe
Zum Projektstart erstellt der Administrator oder Projektmanager eine dedizierte, freigegebene Gruppe w perc.pass, deren Name dem spezifischen Projekt entspricht. In diese Gruppe fließen alle projektrelevanten Zugangsdaten ein: Konten von Analysetools, Kreativplattformen, CMS-Systeme und Werbepanels.
Die Gruppe ist fest an das Projekt gekoppelt – nicht an einzelne Personen. Das ist ein wesentlicher Unterschied, da die Ressourcen dem Projekt gehören und der Zugriff über die Gruppenmitgliedschaft gesteuert wird, anstatt Passwörter manuell und unkontrolliert weiterzugeben.
Schritt 2: Zuweisung von Rollen und Zugriffsebene
Der Gruppeninhaber weist den Mitgliedern der freigegebenen Gruppe Benutzerkonten mit präzise definierten Rechten zu. Nicht jeder im Projekt benötigt Zugriff auf jedes Tool, und nicht jeder sollte Passwörter ändern dürfen. Jeder sieht ausschließlich das, was er für seine Aufgaben braucht. Dieser Schritt erfordert keine Erstellung separater Gruppen für jede Rolle – eine einmalige Zuweisung beim Onboarding der jeweiligen Person zum Projekt genügt vollauf.
Schritt 3: Sichere externe Passwortfreigabe
Ein externer Grafikdesigner aus Frankfurt benötigt dringend Zugriff auf Adobe Stock, gehört aber nicht zur internen Organisation. In perc.pass lässt sich ein zeitlich begrenzter Einmal-Link generieren, um die Zugangsdaten absolut sicher zu übermitteln. Dank einer zusätzlichen Passwortsicherung ist garantiert, dass die Daten nicht in unbefugte Hände geraten. Der Zugriff bleibt voll funktionsfähig, während das Passwort unter der absoluten Kontrolle der Organisation verbleibt.
Schritt 4: Automatische Passwortaktualisierung
Die E-Mail-Marketing-Plattform erzwingt nach 90 Tagen eine Passwortänderung. Der PM aktualisiert das Passwort einfach in der freigegebenen Projektgruppe. Alle ihr zugewiesenen Benutzer greifen ab der nächsten Sekunde vollautomatisch auf die aktuellen Daten zu – ohne Rundmails an das gesamte Team, ohne das Risiko, że jemand tagelang versucht, sich mit dem alten Passwort anzumelden und dadurch das Konto sperrt. In einer verteilten Umgebung ersetzt diese Aktion langwierige Abstimmungen, spart wertvolle Arbeitszeit und eliminiert das Chaos-Zeitfenster zwischen der Passwortänderung und dem Moment, w dem alle im Team die neue Version erhalten haben.
Schritt 5: Dynamischer Wechsel der Teamzusammensetzung
Der SEM-Spezialist aus Berlin beendet nach drei Monaten seine Mitarbeit am Projekt. Der Administrator entfernt ihn mit einer einzigen Operation aus der Projektgruppe. Sein Zugriff auf Google Ads, Google Analytics und alle anderen zugewiesenen Projektressourcen erlischt augenblicklich – ohne Passwörter zurücksetzen zu müssen, ohne den Rest des Teams zu benachrichtigen i bez jegliche Arbeitsunterbrechung für die anderen Mitglieder.
Gleichzeitig stößt mitten in der Kampagne ein neuer Designer zum Team. Der Administrator weist ihn einfach der Gruppe mit den seiner Rolle entsprechenden Rechten zu. Ab diesem Moment hat er sofortigen Zugriff auf alle Kreativwerkzeuge – ohne auf eine Passwort-E-Mail warten zu müssen, ohne Kollegen zu belästigen i bez das Risiko, dass der Zugang über einen unsicheren Kanal zu ihm gelangt.
Schritt 6: Projektabschluss und Archivierung
Das Projekt ist beendet. Die Projektgruppe kann je nach Governance-Richtlinie der Organisation archiviert oder gelöscht werden. Die Aktivitätshistorie bleibt jedoch vollständig erhalten: Wer wann auf welche Ressourcen während der gesamten Projektdauer zugegriffen hat, ist revisionssicher dokumentiert. Diese Dokumentation besitzt einen hohen operativen Wert, falls die Frage aufkommt, wer die Daten w Google Analytics w einer bestimmten Woche modifiziert hat, sowie einen langfristigen regulatorischen Wert, wenn die Organisation auditiert wird oder ihre Rechenschaftspflicht im Kontext von DSGVO oder NIS2 nachweisen muss.
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